แยกเงินสองประเภท
เงินมัดจำการจองเป็นเงินค่าห้องที่รับล่วงหน้าและนำไปหักค่าห้อง ส่วนเงินประกันกุญแจหรือความเสียหายเป็นเงินที่อาจต้องคืน ไม่ควรนับเป็นรายได้ค่าห้อง
ขั้นตอนรับเงิน
- เปิดการจองและดูค่าห้องรวม เงื่อนไขเงินมัดจำ และยอดชำระที่รับจริงแล้ว
- เลือกบันทึกรับชำระ ระบุจำนวนเงินจริง วันที่ วิธีชำระ และเลขอ้างอิงหรือหลักฐานถ้ามี
- หากรับเพียงบางส่วน ให้บันทึกตามยอดที่ได้รับ แล้วตรวจว่ายอดคงเหลือถูกต้อง
- ก่อนเช็กอิน ตรวจว่านโยบายของโรงแรมกำหนดชำระครบ ชำระขั้นต่ำ หรืออนุญาตให้ค้าง
- เมื่อรับเพิ่มหรือคืนเงิน ให้สร้างรายการใหม่เพื่อให้ประวัติการเงินตรวจสอบได้
ตัวอย่าง
ค่าห้อง 2,000 บาท รับมัดจำ 600 บาท ยอดค่าห้องคงเหลือ 1,400 บาท เงินประกันกุญแจถ้ามีจะแสดงแยก ไม่ถูกนำมาหักยอดค่าห้องจนกว่าจะใช้ชำระตามกรณีที่เกี่ยวข้อง
ควรระวัง: ตรวจวิธีชำระและกะที่รับเงินให้ตรงรายการจริง โดยเฉพาะเงินสดหน้าฟรอนต์